Tecnologías de Información y Comunicación – Concejo Municipal de Popayán

CONCEJO MUNICIPAL DE POPAYÁN	C - TIC-01
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO	Versión 02
PROCESO: Tecnologías de Información y Comunicación

OBJETIVO DEL PROCESO	RESPONSABLE DEL PROCESO
Asesorar en materia de articulación, coordinación y supervisión para impulsar el fortalecimiento de la entidad mediante la aplicación y uso de las tecnologías de la Información y las Comunicaciones, como factor estratégico para el desarrollo del gobierno en línea, la prestación de mejores servicios a la ciudadanía, la consolidación de un municipio digital y la construcción de una sociedad del conocimiento, ampliando y profundizando los procesos de participación ciudadana y de democratización de la información.	Jefe Oficina Asesora de TIC
ALCANCE DEL PROCESO	GESTOR DEL PROCESO
Inicia con el diagnostico de las necesidades de infraestructura informática y las políticas de las Tecnologías de la información y las Comunicaciones y termina con la implementación de los planes y estrategias de las Tecnologías de la Información y la Comunicación.	Líder del Subproceso

1. DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES DEL PROCESO ( CICLO PHVA)

PROVEEDOR ¿Quíen suministra?	ENTRADA	ETAPAS	ACTIVIDADES	SALIDA	RECEPTOR ¿Quíen recibe?
Procesos del SIGMC	Necesidades informáticas	P	Realizar análisis de las necesidades de infraestructura informática para la apropiación de las TIC	Diagnostico	Proceso de Direccionamiento y Planeación Estratégica
Proceso de Direccionamiento y Planeación Estratégica, Proceso de Gestión Financiera	Plan de desarrollo municipal, presupuesto	P	Elaborar el plan de acción anual	Plan de acción	Proceso de Direccionamiento y Planeación Estratégica
Proceso Recursos físicos, Proceso Tecnología de Información y Comunicación	Inventario del parque tecnológico	P	Elaborar el plan de mantenimiento preventivo	Plan de mantenimiento preventivo	Procesos del SIGMC
Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones	Lineamiento sobre la estrategia de gobierno en línea	P	Elaborar el plan de acción para gobierno en línea	Plan de acción para gobierno en línea	Proceso Tecnología de Información y Comunicación, Proceso de Direccionamiento y Planeación Estratégica

SUBPROCESO: SERVICIOS TECNOLÓGICOS

PROVEEDOR ¿Quíen suministra?	ENTRADA	ETAPAS	ACTIVIDADES	SALIDA	RECEPTOR ¿Quíen recibe?
Proceso Gestión de Recursos físicos, Proceso Tecnología de Información y Comunicación	Inventario del parque tecnológico	H	Administrar la red interna de la entidad	Reporte de monitoreo de red	Procesos del SIGMC
Usuarios tecnológicos de la entidad	Solicitudes	H	Realizar el soporte técnico a los usuarios tecnológicos de la entidad	Reporte electrónico de atención y cierre de solicitud	Usuarios tecnológicos de la entidad
Proceso Tecnología de Información y Comunicación	Plan de mantenimiento preventivo	H	Ejecutar el plan de mantenimiento preventivo	Formato de recibido a satisfacción	Proceso Tecnología de Información y Comunicación
Proceso Gestión de Recursos físicos, Proceso Tecnología de Información y Comunicación	Inventario del parque tecnológico	H	Administrar el parque tecnológico de la entidad	Parque tecnológico en optimas condiciones (Reporte electrónico de atención y cierre de solicitud, Formato de recibido a satisfacción)	Procesos del SIGMC

SUBPROCESO: PROYECTOS Y GOBIERNO EN LINEA

PROVEEDOR ¿Quíen suministra?	ENTRADA	ETAPAS	ACTIVIDADES	SALIDA	RECEPTOR ¿Quíen recibe?
Ministerio TIC, Proceso Tecnología de Información y Comunicación, Proceso Direccionamiento y Planeación Estratégica, Proceso de Gestión Financiera	Plan de acción para gobierno en línea, Presupuesto	H	Ejecutar el plan de acción para gobierno en línea	Resultado de la Evaluación de la ejecución del plan de acción realizada por el MINTIC	Proceso Tecnología de Información y Comunicación
Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, Proceso Gestión Financiera	Convocatorias MINTIC, Presupuesto	H	Elaborar proyectos de acuerdo a las convocatorias del Ministerio TIC	Proyectos Elaborados	Min TIC
Usuarios tecnológicos de la entidad	Solicitudes	H	Gestionar servicios del portal web de la entidad	Reporte electrónico de atención y cierre de solicitud	Usuarios tecnológicos de la entidad

SUBPROCESO: INFRAESTRUCTURA TECNOLOGICA

PROVEEDOR ¿Quíen suministra?	ENTRADA	ETAPAS	ACTIVIDADES	SALIDA	RECEPTOR ¿Quíen recibe?
Proceso Tecnología de Información y Comunicación	Políticas de seguridad informática	H	Gestionar la seguridad informática de la entidad	Reportes de seguridad	Procesos del SIGMC
Proceso Tecnología de Información y Comunicación	Políticas de operación de los servidores, Actividad de cada servidor	H	Administrar servidores y bases de datos	Reportes del estado del cada servidor, reporte del tamaño de las bases de datos	Proceso Tecnología de Información y Comunicación, Todos los procesos del SIGMC
Procesos del SIGMC	Solicitudes	H	Apoya la elaboración y ejecución de proyectos relacionados con tecnología	Proyectos Elaborados	Procesos del SIGMC

PROVEEDOR ¿Quíen suministra?	ENTRADA	ETAPAS	ACTIVIDADES	SALIDA	RECEPTOR ¿Quíen recibe?
Proceso Tecnología de Información y Comunicación	Resultados del proceso, Procedimientos, indicadores	V	Realizar seguimiento y medición al proceso, productos o servicios	Informe de seguimiento y resultados de la medición de los indicadores	Proceso Tecnología de Información y Comunicación, Proceso Gestión de control interno, Proceso Gestión de mejora continua
Proceso Tecnología de Información y Comunicación	Herramienta de evaluación (Formato de encuesta)	V	Evaluar la satisfacción de los usuarios tecnológicos de la entidad	Consolidación de resultados de la encuesta	Proceso Tecnología de Información y Comunicación, Proceso Gestión de control interno, Proceso Gestión de mejora continua
Proceso Tecnología de Información y Comunicación	Informe de seguimiento y evaluación, Informes de Auditoria	A	Elaborar plan de mejoramiento del proceso	Plan de Mejoramiento	Proceso Tecnología de Información y Comunicación, Proceso Gestión de control interno, Proceso Gestión de mejora continua
Proceso Tecnología de Información y Comunicación	Plan de mejoramiento	A	Tomar acciones para mejorar continuamente el desempeño del proceso	Acciones preventivas, correctivas y de mejora	Proceso Tecnología de Información y Comunicación.

2. APORTE ESTRATEGICO DEL PROCESO

OBJETIVOS DE CALIDAD CON QUE SE RELACIONA EL PROCESO

Mejorar Continuamente la Eficacia, Eficiencia y Efectividad del Sistema Integrado de Gestión MECI y CALIDAD de la Alcaldía de Popayán (SIGMECI-C) 2. Garantizar la Satisfacción de la Comunidad
Contar con el apoyo Humano Competente, la logística y Tecnologías necesarias para el cumplimiento de la Misión
Fortalecer el cumplimiento de los fines esenciales del estado
Garantizar el cumplimiento de las actividades esenciales de los procesos misionales de la alcaldía de Popayán
Incrementar la participación de la Comunidad en la medición del cumplimiento de la realización de Proyectos que deben ejecutar los procesos de la Alcaldía de Popayán

3. PARAMETROS DE MEDICION

INDICADORES DEL PROCESO

NOMBRE DEL INDICADOR	TIPO DE INDICADOR	RESPONSABLE DE LA MEDICION	FRECUENCIA DE MEDICION	FÓRMULA
Cumplimiento del plan de mantenimiento preventivo	Eficacia	Jefe Oficina Asesora de TIC	Anual	`(No total de mantenimientos preventivos ejecutados / No total de mantenimientos programados) x 100`
Soporte Técnico a usuarios tecnológicos	Eficacia	Jefe Oficina Asesora de TIC	Trimestral	`(No solicitudes por requerimientos tecnicos atendidos / No solicitudes por requerimientos tecnicos solicitados) X 100`
Seguridad y continuidad de la información	Eficacia	Jefe Oficina Asesora de TIC	Mensual	`(No backups realizados / No backups programados) X 100`
Plan de acción para gobierno en línea	Eficacia	Jefe Oficina Asesora de TIC	Anual	`(No actividades ejecutadas del plan de acción / No actividades programadas en el plan de acción) * 100`

4. PUNTOS CRITICOS DE CONTROL

QUE SE CONTROLA	COMO SE CONTROLA	RESPONSABLE DEL CONTROL	REGISTRO
Verificación de la respuesta a las PQRS, en los términos normativos.	Seguimiento permanente a la gestión de respuestas a través del Programa ORFEO	Líderes del proceso	Informes del sistema ORFEO
Entrega de informes a entes de control y/o Gestión de control interno, en los términos establecios.	Revisión cronograma	Líderes del proceso	Control correspondencia
Cumplimiento del plan de mejoramiento establecido	Acciones de mejora reportadas	Líderes del proceso	Control de acciones correctivas
Empleo de procedimiento de producto no conforme y de auditoría interna	No. de productos no conformes reportados	Líderes del proceso	Control de acciones correctivas y preventivas reportadas

Los equipos tecnológicos son administrados y supervisados de acuerdo a las políticas de la misma que se ajustan al ámbito laboral
Los equipos tecnológicos deben ser supervisados por el personal administrativo o usuarios a quien le fue asignado y que hace parte de su inventario
Cualquier problema que ocurra con los equipos tecnológicos deberá ser reportado al proceso tecnologías de la información y las comunicaciones
Se atenderán los requerimientos de soporte únicamente a los equipos pertenecientes al parque informático de la entidad
No se atenderán solicitudes de soporte técnico sin que el usuario haya cerrado los soportes técnicos ya atendidos
Todo requerimiento de soporte técnico deberá solicitarse únicamente a través del Sistema de Información
Se hace responsable de mantener el 99,97% operativas las plataformas de servicios web e internos de la entidad
Cada usuario tecnológico de la entidad será responsable de la gestión de usuarios y contraseñas entregadas para su uso, de acuerdo a sus funciones.
Todos los funcionarios y contratistas de la entidad deben usar cuentas de correo institucionales en el ejercicio de sus funciones
Todos los funcionarios y contratistas de la entidad deben propender por la aplicación de la política de cero papel
Todo funcionario y contratista deberá ser notificado para ser usuario tecnológico de la entidad y acceder a los servicios que la entidad ofrece
La asignación de servicios y privilegios tecnológicos se realizaran de acuerdo a las necesidades identificadas por los jefes de área

5. POLITICAS DE OPERACIÓN DEL PROCESO

6. DOCUMENTOS Y REGISTROS

7. REQUISITOS

8. RECURSOS

DOCUMENTOS
F - DPE - 115 - 01 Listado Maestro de Documentos
F - DPE - 115 - 04 Listado Maestro de Documentos Externos
VER DOCUMENTOS

REGISTROS
F - DPE - 115 - 02 Listado Maestro de Registros

ISO 9001
5.4.2., 5.5.1., 5.5.2., 5.6., 6.3, 6.4, 7.1, 7.2, 7.5, 8.2.3, 8.2.4., 8.3., 8.4, 8.5.1, 8.5.2

NTCGP 1000
5.4.2., 5.5.1., 5.5.2., 5.6., 6.3, 6.4, 7.1, 7.2, 7.5, 8.2.3, 8.2.4., 8.3., 8.4, 8.5.1, 8.5.2

MECI
5.4.2., 5.5.1., 5.5.2., 5.6., 6.3, 6.4, 7.1, 7.2, 7.5, 8.2.3, 8.2.4., 8.3., 8.4, 8.5.1, 8.5.2

FISICOS
Oficina, Computador, Muebles, Internet, Sistemas de Información

HUMANOS
Un asesor, Personal contratista

9. NORMATIVIDAD LEGAL APLICABLE AL PROCESO
OD - GJ - 180 - 01 Normograma

9. NORMATIVIDAD LEGAL APLICABLE AL PROCESO

OD - GJ - 180 - 01 Normograma

10. RIESGOS
VER MAPA DE RIESGOS

PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS DEL PROCESO

TÍTULO	CÓDIGO	VERSIÓN	ARCHIVO
CARATERIZACION PROCESO TECNOLOGIA DE INFORMACION Y COMUNICACION	C-TIC-01	2	Descargar
SISTEMA DE MESA DE AYUDA GLIP	M-TIC-ST-03	1	Descargar
PLAN APERTURA DE DATOS	PN-TIC-PGL-01	1	Descargar
PLAN CONTINGENCIA RED DE DATOS	PN-TIC-IT-01	1	Descargar
PLAN DE CONTINGENCIA PARA LA REC Y FUNC DE EQUIPOS DE COMPUTO	PN-TIC-ST-01	1	Descargar

SUBPROCESO INFRAESTRUCTURA TECNOLOGICA - IT

TÍTULO	CÓDIGO	VERSIÓN	ARCHIVO
COPIAS DE SEGURIDAD	P-TIC-IT-01	3	Descargar
BUEN USO Y PROTECCIÓN DE LOS REC TEC	I-TIC-IT-01	1	Descargar
AUDITORIAS A BASES DE DATOS ORACLE	I-TIC-IT-02	1	Descargar

SUBPROCESO SERVICIOS TECNOLOGICOS - ST

TÍTULO	CÓDIGO	VERSIÓN	ARCHIVO
MANTENIMIENTO DE EQUIPOS	P-TIC-ST-01	1	Descargar
SOPORTE TECNICO	P-TIC-ST-02	1	Descargar
INSTRUCTIVO SOBRE EL BUEN USO Y PROTECCIÓN	I-TIC-ST-01	1	Descargar

SUBPROCESO PROYECTOS Y GOBIERNO EN LINEA - PGL

TÍTULO	CÓDIGO	VERSIÓN	ARCHIVO
INGRESO A CORREO ELECTRONICO - ALCALDIA DE POPAYÁN	I-TIC-PGL-01	1	Descargar

ELABORACIÓN	REVISIÓN	APROBACIÓN
Maria Isabel Calderon Jefe Oficina de Sistemas Sebastian Chicaiza Ingeniero Contratista Edgar Burbano Ingeniero Contratista	Carlos Andres Muñoz Profesional Universitario para el S.I.G.M.C.	Maria Isabel Calderon Jefe Oficina de Sistemas

CONCEJO MUNICIPAL DE POPAYÁN

CARACTERIZACIÓN DE PROCESO

PROCESO: Tecnologías de Información y Comunicación