Pico y placa Jueves 9 y 0

CONCEJO MUNICIPAL DE POPAYÁN

C - TIC-01

CARACTERIZACIÓN DE PROCESO

Versión 02

PROCESO: Tecnologías de Información y Comunicación

OBJETIVO DEL PROCESO RESPONSABLE DEL PROCESO

Asesorar en materia de articulación, coordinación y supervisión para impulsar el fortalecimiento de la entidad mediante la aplicación y uso de las tecnologías de la Información y las Comunicaciones, como factor estratégico para el desarrollo del gobierno en línea, la prestación de mejores servicios a la ciudadanía, la consolidación de un municipio digital y la construcción de una sociedad del conocimiento, ampliando y profundizando los procesos de participación ciudadana y de democratización de la información.

Jefe Oficina Asesora de TIC
ALCANCE DEL PROCESO GESTOR DEL PROCESO

Inicia con el diagnostico de las necesidades de infraestructura informática y las políticas de las Tecnologías de la información y las Comunicaciones y termina con la implementación de los planes y estrategias de las Tecnologías de la Información y la Comunicación.

Líder del Subproceso
1. DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES DEL PROCESO ( CICLO PHVA)
PROVEEDOR
¿Quíen suministra?
ENTRADA ETAPAS ACTIVIDADES SALIDA RECEPTOR
¿Quíen recibe?
Procesos del SIGMC Necesidades informáticas P Realizar análisis de las necesidades de infraestructura informática para la apropiación de las TIC Diagnostico Proceso de Direccionamiento y Planeación Estratégica
Proceso de Direccionamiento y Planeación Estratégica, Proceso de Gestión Financiera Plan de desarrollo municipal, presupuesto P Elaborar el plan de acción anual Plan de acción Proceso de Direccionamiento y Planeación Estratégica
Proceso Recursos físicos, Proceso Tecnología de Información y Comunicación Inventario del parque tecnológico P Elaborar el plan de mantenimiento preventivo Plan de mantenimiento preventivo Procesos del SIGMC
Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones Lineamiento sobre la estrategia de gobierno en línea P Elaborar el plan de acción para gobierno en línea Plan de acción para gobierno en línea Proceso Tecnología de Información y Comunicación, Proceso de Direccionamiento y Planeación Estratégica
SUBPROCESO: SERVICIOS TECNOLÓGICOS
PROVEEDOR
¿Quíen suministra?
ENTRADA ETAPAS ACTIVIDADES SALIDA RECEPTOR
¿Quíen recibe?
Proceso Gestión de Recursos físicos, Proceso Tecnología de Información y Comunicación Inventario del parque tecnológico H Administrar la red interna de la entidad Reporte de monitoreo de red Procesos del SIGMC
Usuarios tecnológicos de la entidad Solicitudes H Realizar el soporte técnico a los usuarios tecnológicos de la entidad Reporte electrónico de atención y cierre de solicitud Usuarios tecnológicos de la entidad
Proceso Tecnología de Información y Comunicación Plan de mantenimiento preventivo H Ejecutar el plan de mantenimiento preventivo Formato de recibido a satisfacción Proceso Tecnología de Información y Comunicación
Proceso Gestión de Recursos físicos, Proceso Tecnología de Información y Comunicación Inventario del parque tecnológico H Administrar el parque tecnológico de la entidad Parque tecnológico en optimas condiciones (Reporte electrónico de atención y cierre de solicitud, Formato de recibido a satisfacción) Procesos del SIGMC
SUBPROCESO: PROYECTOS Y GOBIERNO EN LINEA
PROVEEDOR
¿Quíen suministra?
ENTRADA ETAPAS ACTIVIDADES SALIDA RECEPTOR
¿Quíen recibe?
Ministerio TIC, Proceso Tecnología de Información y Comunicación, Proceso Direccionamiento y Planeación Estratégica, Proceso de Gestión Financiera Plan de acción para gobierno en línea, Presupuesto H Ejecutar el plan de acción para gobierno en línea Resultado de la Evaluación de la ejecución del plan de acción realizada por el MINTIC Proceso Tecnología de Información y Comunicación
Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, Proceso Gestión Financiera Convocatorias MINTIC, Presupuesto H Elaborar proyectos de acuerdo a las convocatorias del Ministerio TIC Proyectos Elaborados Min TIC
Usuarios tecnológicos de la entidad Solicitudes H Gestionar servicios del portal web de la entidad Reporte electrónico de atención y cierre de solicitud Usuarios tecnológicos de la entidad
SUBPROCESO: INFRAESTRUCTURA TECNOLOGICA
PROVEEDOR
¿Quíen suministra?
ENTRADA ETAPAS ACTIVIDADES SALIDA RECEPTOR
¿Quíen recibe?
Proceso Tecnología de Información y Comunicación Políticas de seguridad informática H Gestionar la seguridad informática de la entidad Reportes de seguridad Procesos del SIGMC
Proceso Tecnología de Información y Comunicación Políticas de operación de los servidores, Actividad de cada servidor H Administrar servidores y bases de datos Reportes del estado del cada servidor, reporte del tamaño de las bases de datos Proceso Tecnología de Información y Comunicación, Todos los procesos del SIGMC
Procesos del SIGMC Solicitudes H Apoya la elaboración y ejecución de proyectos relacionados con tecnología Proyectos Elaborados Procesos del SIGMC
PROVEEDOR
¿Quíen suministra?
ENTRADA ETAPAS ACTIVIDADES SALIDA RECEPTOR
¿Quíen recibe?
Proceso Tecnología de Información y Comunicación Resultados del proceso, Procedimientos, indicadores V Realizar seguimiento y medición al proceso, productos o servicios Informe de seguimiento y resultados de la medición de los indicadores Proceso Tecnología de Información y Comunicación, Proceso Gestión de control interno, Proceso Gestión de mejora continua
Proceso Tecnología de Información y Comunicación Herramienta de evaluación (Formato de encuesta) V Evaluar la satisfacción de los usuarios tecnológicos de la entidad Consolidación de resultados de la encuesta Proceso Tecnología de Información y Comunicación, Proceso Gestión de control interno, Proceso Gestión de mejora continua
Proceso Tecnología de Información y Comunicación Informe de seguimiento y evaluación, Informes de Auditoria A Elaborar plan de mejoramiento del proceso Plan de Mejoramiento Proceso Tecnología de Información y Comunicación, Proceso Gestión de control interno, Proceso Gestión de mejora continua
Proceso Tecnología de Información y Comunicación Plan de mejoramiento A Tomar acciones para mejorar continuamente el desempeño del proceso Acciones preventivas, correctivas y de mejora Proceso Tecnología de Información y Comunicación.
2. APORTE ESTRATEGICO DEL PROCESO
OBJETIVOS DE CALIDAD CON QUE SE RELACIONA EL PROCESO
  1. Mejorar Continuamente la Eficacia, Eficiencia y Efectividad del Sistema Integrado de Gestión MECI y CALIDAD de la Alcaldía de Popayán (SIGMECI-C) 2. Garantizar la Satisfacción de la Comunidad
  2. Contar con el apoyo Humano Competente, la logística y Tecnologías necesarias para el cumplimiento de la Misión
  3. Fortalecer el cumplimiento de los fines esenciales del estado
  4. Garantizar el cumplimiento de las actividades esenciales de los procesos misionales de la alcaldía de Popayán
  5. Incrementar la participación de la Comunidad en la medición del cumplimiento de la realización de Proyectos que deben ejecutar los procesos de la Alcaldía de Popayán
3. PARAMETROS DE MEDICION
INDICADORES DEL PROCESO
NOMBRE DEL INDICADOR TIPO DE INDICADOR RESPONSABLE DE LA MEDICION FRECUENCIA DE MEDICION FÓRMULA
Cumplimiento del plan de mantenimiento preventivo Eficacia Jefe Oficina Asesora de TIC Anual

(No total de mantenimientos preventivos ejecutados / No total de mantenimientos programados) x 100

Soporte Técnico a usuarios tecnológicos Eficacia Jefe Oficina Asesora de TIC Trimestral

(No solicitudes por requerimientos tecnicos atendidos / No solicitudes por requerimientos tecnicos solicitados) X 100

Seguridad y continuidad de la información Eficacia Jefe Oficina Asesora de TIC Mensual

(No backups realizados / No backups programados) X 100

Plan de acción para gobierno en línea Eficacia Jefe Oficina Asesora de TIC Anual

(No actividades ejecutadas del plan de acción / No actividades programadas en el plan de acción) * 100

4. PUNTOS CRITICOS DE CONTROL
QUE SE CONTROLA COMO SE CONTROLA RESPONSABLE DEL CONTROL REGISTRO
Verificación de la respuesta a las PQRS, en los términos normativos. Seguimiento permanente a la gestión de respuestas a través del Programa ORFEO Líderes del proceso Informes del sistema ORFEO
Entrega de informes a entes de control y/o Gestión de control interno, en los términos establecios. Revisión cronograma Líderes del proceso Control correspondencia
Cumplimiento del plan de mejoramiento establecido Acciones de mejora reportadas Líderes del proceso Control de acciones correctivas
Empleo de procedimiento de producto no conforme y de auditoría interna No. de productos no conformes reportados Líderes del proceso Control de acciones correctivas y preventivas reportadas
  1. Los equipos tecnológicos son administrados y supervisados de acuerdo a las políticas de la misma que se ajustan al ámbito laboral
  2. Los equipos tecnológicos deben ser supervisados por el personal administrativo o usuarios a quien le fue asignado y que hace parte de su inventario
  3. Cualquier problema que ocurra con los equipos tecnológicos deberá ser reportado al proceso tecnologías de la información y las comunicaciones
  4. Se atenderán los requerimientos de soporte únicamente a los equipos pertenecientes al parque informático de la entidad
  5. No se atenderán solicitudes de soporte técnico sin que el usuario haya cerrado los soportes técnicos ya atendidos
  6. Todo requerimiento de soporte técnico deberá solicitarse únicamente a través del Sistema de Información
  7. Se hace responsable de mantener el 99,97% operativas las plataformas de servicios web e internos de la entidad
  8. Cada usuario tecnológico de la entidad será responsable de la gestión de usuarios y contraseñas entregadas para su uso, de acuerdo a sus funciones.
  9. Todos los funcionarios y contratistas de la entidad deben usar cuentas de correo institucionales en el ejercicio de sus funciones
  10. Todos los funcionarios y contratistas de la entidad deben propender por la aplicación de la política de cero papel
  11. Todo funcionario y contratista deberá ser notificado para ser usuario tecnológico de la entidad y acceder a los servicios que la entidad ofrece
  12. La asignación de servicios y privilegios tecnológicos se realizaran de acuerdo a las necesidades identificadas por los jefes de área
5. POLITICAS DE OPERACIÓN DEL PROCESO
6. DOCUMENTOS Y REGISTROS 7. REQUISITOS 8. RECURSOS
DOCUMENTOS
F - DPE - 115 - 01 Listado Maestro de Documentos
F - DPE - 115 - 04 Listado Maestro de Documentos Externos
VER DOCUMENTOS
REGISTROS
F - DPE - 115 - 02 Listado Maestro de Registros
ISO 9001

5.4.2., 5.5.1., 5.5.2., 5.6., 6.3, 6.4, 7.1, 7.2, 7.5, 8.2.3, 8.2.4., 8.3., 8.4, 8.5.1, 8.5.2

NTCGP 1000

5.4.2., 5.5.1., 5.5.2., 5.6., 6.3, 6.4, 7.1, 7.2, 7.5, 8.2.3, 8.2.4., 8.3., 8.4, 8.5.1, 8.5.2

MECI

5.4.2., 5.5.1., 5.5.2., 5.6., 6.3, 6.4, 7.1, 7.2, 7.5, 8.2.3, 8.2.4., 8.3., 8.4, 8.5.1, 8.5.2

FISICOS

Oficina, Computador, Muebles, Internet, Sistemas de Información

HUMANOS

Un asesor, Personal contratista

9. NORMATIVIDAD LEGAL APLICABLE AL PROCESO

OD - GJ - 180 - 01 Normograma

10. RIESGOS
VER MAPA DE RIESGOS
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS DEL PROCESO
TÍTULO CÓDIGO VERSIÓN ARCHIVO
CARATERIZACION PROCESO TECNOLOGIA DE INFORMACION Y COMUNICACION C-TIC-01 2 Descargar
SISTEMA DE MESA DE AYUDA GLIP M-TIC-ST-03 1 Descargar
PLAN APERTURA DE DATOS PN-TIC-PGL-01 1 Descargar
PLAN CONTINGENCIA RED DE DATOS PN-TIC-IT-01 1 Descargar
PLAN DE CONTINGENCIA PARA LA REC Y FUNC DE EQUIPOS DE COMPUTO PN-TIC-ST-01 1 Descargar
SUBPROCESO INFRAESTRUCTURA TECNOLOGICA - IT
TÍTULO CÓDIGO VERSIÓN ARCHIVO
COPIAS DE SEGURIDAD P-TIC-IT-01 3 Descargar
BUEN USO Y PROTECCIÓN DE LOS REC TEC I-TIC-IT-01 1 Descargar
AUDITORIAS A BASES DE DATOS ORACLE I-TIC-IT-02 1 Descargar
SUBPROCESO SERVICIOS TECNOLOGICOS - ST
TÍTULO CÓDIGO VERSIÓN ARCHIVO
MANTENIMIENTO DE EQUIPOS P-TIC-ST-01 1 Descargar
SOPORTE TECNICO P-TIC-ST-02 1 Descargar
INSTRUCTIVO SOBRE EL BUEN USO Y PROTECCIÓN I-TIC-ST-01 1 Descargar
SUBPROCESO PROYECTOS Y GOBIERNO EN LINEA - PGL
TÍTULO CÓDIGO VERSIÓN ARCHIVO
INGRESO A CORREO ELECTRONICO - ALCALDIA DE POPAYÁN I-TIC-PGL-01 1 Descargar
ELABORACIÓN REVISIÓN APROBACIÓN

Maria Isabel Calderon
Jefe Oficina de Sistemas
Sebastian Chicaiza
Ingeniero Contratista
Edgar Burbano
Ingeniero Contratista


Carlos Andres Muñoz
Profesional Universitario para el S.I.G.M.C.


Maria Isabel Calderon
Jefe Oficina de Sistemas